Maak werk overdraagbaar

In je werk heb je een bepaalde functie waarbij allerlei taken horen. Globaal is die functie vastgelegd in een functieprofiel. Die wordt meestal gebruikt tijdens sollicitatieprocedures. Je hebt dan vaak een goed beeld van de inhoud van de functie en de daarbij behorende verantwoordelijkheden. Maar als je voor het eerst in die functie gaat werken heb je vaak geen flauw idee wat je allemaal precies moet doen. Dan is het heel plezierig als er een collega je inwerkt. Soms is dat degene die je gaat opvolgen. Het is heel handig om te weten hoe die collega het werk steeds heeft uitgevoerd en waar je alle benodigde informatie kunt vinden. Soms nodigt een dergelijke inwerk- periode uit om enkele procedures eens vast te leggen of misschien wat aan te passen. Een frisse blik kan daarbij enorm helpen. Want uiteindelijk ga jij wel hetzelfde werk doen maar dan op jouw manier.

Als het zo gaat is dat een ideale situatie voor bedrijf en medewerkers. Echt de tijd en ruimte nemen om iemand volledig wegwijs te maken in een nieuwe functie. Maar soms is die tijd er niet, zoals wanneer er een collega op vakantie gaat. De hoognodige dingen, die door moeten lopen en echt niet kunnen wachten, worden dan overgedragen. Vaak met enige haast omdat er nog zoveel te regelen is voordat de vakantie ingaat. Vervelender wordt het als een collega ziek is. Dan is het van belang dat de meest urgente zaken door collegae worden waargenomen. Dat blijkt in de praktijk vaak roeien met de riemen die je hebt op dat moment. Gelukkig komt die collega na korte of iets langere periode gewoon weer terug zodat die het achterstallige werk kan wegpoetsen en voor cruciale vragen mag je hem of haar vast thuis wel even storen. Al het werk moet in die periode gedaan worden door minder mensen en dat levert stress op. Er is dan ook geen ruimte en tijd om stil te staan bij het feit dat werk kennelijk nog niet echt overdraagbaar is gemaakt.

Afgelopen weken heb ik helaas een paar keer vernomen dat er heel plotseling een collega van bekenden kwam te overlijden. Ineens wordt er iemand weggerukt uit het leven. Dat veroorzaakt veel verdriet en ontreddering. Zowel emotioneel als zakelijk. Want die persoon is er niet meer, je kunt niks meer vragen. Heel bizar. Verdriet en gemis kun je niet wegnemen maar wat zou het verlichtend zijn als werk eenvoudiger is over te nemen. In de situaties die ik meekreeg bleek dat echter niet het geval. Het werk was onvoldoende overdraagbaar gemaakt wat leidde tot stressvolle situaties en onopgeloste vraagstukken. Dat is echt een gemiste kans. Dit zijn natuurlijk hele extreme situaties maar toch, het noopt tot nadenken.

Tijdens elke begeleiding die ik doe op werkplekken kom dit thema gelukkig aan bod. En inderdaad, daar is meestal niet of nauwelijks over nagedacht. Het hoeft niet allemaal tot in detail, maar alleen al het nadenken over hoe je het werk overdraagbaar kunt maken schept inzicht. Je kunt je bijvoorbeeld bij het opslaan van documenten telkens afvragen “Waar zou iemand anders dit logischerwijs gaan zoeken en onder welke naam?”. Sommige procedures kunnen schriftelijk vastgelegd worden zodat het een naslagwerk wordt. Maar dat is allemaal van functie tot functie verschillend. Denk er maar eens over na of jouw werk zo door iemand opgepakt zou kunnen worden in geval van nood. Voor een ZZP-er ligt dat nog ingewikkelder. Een belangrijke tip; zet altijd telefoonnummer bij de gemaakte afspraken zodat klanten ge├»nformeerd kunnen worden en zorg dat iemand weet hoe er toegang tot je digitale systeem verschaft kan worden. Je weet maar nooit.

Als je toch gaat opruimen en archiveren richting de feestdagen, kijk dan eens of je alvast kleine stappen hierin kunt zetten.

Succes.

Claudy

December-stress

Met het einde van het jaar in zicht stijgt vaak het stressniveau. Normaliter is het al een hele klus om werk en priv├ę in balans te houden en nu komen daar nog eens extra tijd- en energie-vretende taken bij. Want de maand december staat naast allerlei feestelijke tradities ook nog eens in het teken van het afsluiten van het jaar. welkom-december

Zo worden klanten en relaties bedankt voor hun vertrouwen en opdrachten en ook aan medewerkers wordt gedacht. Heel wat kerstpakketten worden verzonden en ontvangen. Een mooi gebaar van waardering en aandacht. Voor ZZP-ers, waar ik er zelf 1 van ben, ligt dat anders. Wij zetten onze klanten graag in het zonnetje maar zelf ontvangen we in de regel niets. Steeds meer zie je initiatieven ontstaan waarbij ondernemers elkaar een geschenk geven tijdens bijvoorbeeld een netwerkbijeenkomst. Voor wie je wat meeneemt weet je niet. Wel is het zeker dat je met een geschenk naar huis gaat. En hoe dat je het went draait of keert, je voelt je dan toch ook in de watten gelegd en gewaardeerd.

Tradities zijn er volop in deze laatste maand van het jaar. Eerst komt de goedheiligman met zijn beste Pieten langs en worden er heel wat schoentjes gevuld, gedichten voorgedragen en surprises uitgepakt. Niet alleen een kinderfeest, juist dit feest van geven en ontvangen is voor jong en oud. Daarna worden kerstbomen massaal opgetuigd en kerststallen van zolder gehaald. Op 21 december is de kortste dag van het jaar en met het zgn. Zonnewende feest verwelkomen we de terugkerende zon. Kerstmis staat daarom en met de geboorte van Jezus in het teken van het licht. Twee dagen vieren we dit vaak met familie en goede vrienden. Tegenwoordig wordt er dan uitgebreid getafeld en ook dan worden er plenty geschenken uitgedeeld. De warmte en de gezelligheid van met elkaar de Kerst doorbrengen staan hoog in het vaandel. Wat naar de achtergrond is verplaatst is tijd voor bezinning. Juist de donkere dagen en de stilte van de winter nodigen als vanzelf uit tot reflectie, een pas op de plaats. Er hoeft even niks.

Met oudjaar luiden we het jaar uit en om 00.00 uur proosten we op een heel nieuw jaar dat voor ons ligt. Nieuwe mogelijkheden, nieuwe kansen, misschien met goede voornemens. Oud en nieuw kan gepaard gaan met verschillende emoties, rouwen om het verlies van wat was en blij zijn om wat er misschien allemaal komen gaat. Mixed feelings kan ook. Hoe het ook voelt voor jou, laat het toe.

Naast deze tradities is er nog de jaarlijkse kerstwens. Tegenwoordig vaak vluchtig en digitaal. En gelukkig ook nog traditioneel via kaartjes met de post.

Andere terugkerende zaken in de maand december zijn; het sluiten van de administratie en de boekhouding. Het jaar 2016 kan worden gearchiveerd. Zowel digitaal als fysiek (ordners en papieren in een archief). In het archief bewaar je wat nodig is. Daarnaast worden de jaarcijfers gedeeld en weet je of de targets wel of niet zijn gehaald. Plannen en doelstellingen voor 2017 worden gepresenteerd. En voordat je vrij bent rond de feestdagen wil je de werkplek op orde hebben zodat je in het nieuwe jaar met een schone lei (lees bureaublad) kunt beginnen. Je inbox legen, stapels die ontstaan zijn op je bureau of in de directe omgeving wegwerken en je todo-lijstjes kritisch doornemen. Wat moet er echt nog gebeuren en wat kan eigenlijk afvloeien? Waarschijnlijk meer dan je dacht.

Mijn tips voor de komende maand:

  • Schenken van cadeautjes of attenties met Sinterklaas is leuker en haalt de druk van de voorbereiding voor de kerstdagen. Zo verdeel je de activiteiten en iedereen vindt het leuk om onverwacht rond 5 december te worden verrast.
  • Het sturen en ontvangen van een fysieke kerstkaart wordt meer gewaardeerd dan een digitale wens.
  • Verzamel alle losse eindjes op 1 lijst/ op 1 plek.
  • Plan ruim voldoende tijd voor het op orde brengen van je werkplek inclusief inbox en todo-lijstjes. Zo ga je met een fris en opgeruimd gevoel de feestdagen tegemoet.
  • Reserveer tijdens alle festiviteiten even wat tijd voor jezelf om een beetje te mijmeren. Kijk eens wat dat je oplevert.
  • Eet en drink met mate.
  • Geniet vooral van het samenzijn, de gezelligheid en oprechte belangstelling.

Heb jij nog leuke tips, ik houd me aanbevolen.

Een hele fijne en warme decembermaand toegewenst zonder de nodige stress.

Claudy