Wat heb je echt nodig?

We schrijven 19 december, twee dagen voor de kortste dag van het jaar. Dan gaat de winter officieel beginnen. Tijd voor warme kleding, stevige dichte stappers die tegen sneeuw kunnen en dikke winterjassen met handschoenen. Meestal ligt dit allemaal al paraat na de kledingwissel, wachtend op de eerste vorst en winterse neerslag.

Maar ik moet bekennen dat dit nu bij mij niet zo is. Ja, de meest luchtige zomerkleding is verhuisd naar de onderste regionen van de kast en de lange mouwen liggen nu op grijphoogte. Echter zit de echte winterkleding nog netjes opgeborgen, in een dichte opbergbox op zolder. Het weer was er het afgelopen najaar niet echt naar en de agenda zorgde voor andere prioriteiten. En doordat de boxen niet zijn uitgepakt, het inmiddels ook best al fris is geweest, kom ik er achter dat wat ik nu heb aan kleding, eigenlijk al voldoende is. Je hebt dus veel minder nodig dan je denkt. Dit is weer een mooie bevestiging, ook voor een professional organizer als ik.

En nu zo richting het einde van het jaar worden alle losse eindjes afgewerkt. De kerstversiering is aangebracht. Die wisseltruc vond wel doorgang. Ik heb direct wat spullen uitgezocht die niet meer gebruikt worden en daar een ander blij mee gemaakt. Mijn kantoor was ontploft rondom de datum van de lancering van mijn boek. Ook dat is achter de rug en alles is nu netjes opgeruimd. De administratie is op orde tot op heden en de agenda voor komend jaar (bijna) nog maagdelijk wit en slechts gevuld met belangrijke data zoals verjaardagen. Ben helemaal klaar om af te schakelen rond de feestdagen, om de stilte op te zoeken en heerlijk thuis te zijn met degenen die me lief zijn. Niks moet, en er is maar weinig nodig om kerst te vieren.

Wat is er echt nodig?

Pure eenvoud deze mini kerststal

Geen pracht en praal of eindeloze luxe diners. Nee, wij houden het bij kaarslicht, haardvuur, thee of een wijntje, goed gezelschap, thuis op de bank, met elkaar, mijmeren, stil worden, wandelen, winterkost en traditiegetrouw de garnalencocktail ­čÖé

Er is maar weinig nodig om te kunnen genieten en om lekker te kunnen leven. Goed om daar zo nu en dan even bij stil te staan. Kerst is daarvoor een uitgelezen moment.

Mooie dagen toegewenst!

Zonnige groet,

Claudy

Maak werk overdraagbaar

In je werk heb je een bepaalde functie waarbij allerlei taken horen. Globaal is die functie vastgelegd in een functieprofiel. Die wordt meestal gebruikt tijdens sollicitatieprocedures. Je hebt dan vaak een goed beeld van de inhoud van de functie en de daarbij behorende verantwoordelijkheden. Maar als je voor het eerst in die functie gaat werken heb je vaak geen flauw idee wat je allemaal precies moet doen. Dan is het heel plezierig als er een collega je inwerkt. Soms is dat degene die je gaat opvolgen. Het is heel handig om te weten hoe die collega het werk steeds heeft uitgevoerd en waar je alle benodigde informatie kunt vinden. Soms nodigt een dergelijke inwerk- periode uit om enkele procedures eens vast te leggen of misschien wat aan te passen. Een frisse blik kan daarbij enorm helpen. Want uiteindelijk ga jij wel hetzelfde werk doen maar dan op jouw manier.

Als het zo gaat is dat een ideale situatie voor bedrijf en medewerkers. Echt de tijd en ruimte nemen om iemand volledig wegwijs te maken in een nieuwe functie. Maar soms is die tijd er niet, zoals wanneer er een collega op vakantie gaat. De hoognodige dingen, die door moeten lopen en echt niet kunnen wachten, worden dan overgedragen. Vaak met enige haast omdat er nog zoveel te regelen is voordat de vakantie ingaat. Vervelender wordt het als een collega ziek is. Dan is het van belang dat de meest urgente zaken door collegae worden waargenomen. Dat blijkt in de praktijk vaak roeien met de riemen die je hebt op dat moment. Gelukkig komt die collega na korte of iets langere periode gewoon weer terug zodat die het achterstallige werk kan wegpoetsen en voor cruciale vragen mag je hem of haar vast thuis wel even storen. Al het werk moet in die periode gedaan worden door minder mensen en dat levert stress op. Er is dan ook geen ruimte en tijd om stil te staan bij het feit dat werk kennelijk nog niet echt overdraagbaar is gemaakt.

Afgelopen weken heb ik helaas een paar keer vernomen dat er heel plotseling een collega van bekenden kwam te overlijden. Ineens wordt er iemand weggerukt uit het leven. Dat veroorzaakt veel verdriet en ontreddering. Zowel emotioneel als zakelijk. Want die persoon is er niet meer, je kunt niks meer vragen. Heel bizar. Verdriet en gemis kun je niet wegnemen maar wat zou het verlichtend zijn als werk eenvoudiger is over te nemen. In de situaties die ik meekreeg bleek dat echter niet het geval. Het werk was onvoldoende overdraagbaar gemaakt wat leidde tot stressvolle situaties en onopgeloste vraagstukken. Dat is echt een gemiste kans. Dit zijn natuurlijk hele extreme situaties maar toch, het noopt tot nadenken.

Tijdens elke begeleiding die ik doe op werkplekken kom dit thema gelukkig aan bod. En inderdaad, daar is meestal niet of nauwelijks over nagedacht. Het hoeft niet allemaal tot in detail, maar alleen al het nadenken over hoe je het werk overdraagbaar kunt maken schept inzicht. Je kunt je bijvoorbeeld bij het opslaan van documenten telkens afvragen “Waar zou iemand anders dit logischerwijs gaan zoeken en onder welke naam?”. Sommige procedures kunnen schriftelijk vastgelegd worden zodat het een naslagwerk wordt. Maar dat is allemaal van functie tot functie verschillend. Denk er maar eens over na of jouw werk zo door iemand opgepakt zou kunnen worden in geval van nood. Voor een ZZP-er ligt dat nog ingewikkelder. Een belangrijke tip; zet altijd telefoonnummer bij de gemaakte afspraken zodat klanten ge├»nformeerd kunnen worden en zorg dat iemand weet hoe er toegang tot je digitale systeem verschaft kan worden. Je weet maar nooit.

Als je toch gaat opruimen en archiveren richting de feestdagen, kijk dan eens of je alvast kleine stappen hierin kunt zetten.

Succes.

Claudy